Зачем нужны архивные короба?
Документы являются основой для работы любой организации. Их правильное ведение позволяет не только своевременно отчитываться о своей деятельности перед контролирующими органами, но и управлять учреждением или предприятием, а также анализировать допущенные ранее ошибки. Для того чтобы усовершенствовать управление, необходимо не только составлять, но и хранить ранее написанные документы. О правилах и процедуре хранения пойдёт речь в нашей статье.
Правила хранения документов
Основной перечень правил, по которым производится хранение деловых бумаг, перечислены в перечне, который был утверждён Министерством культуры Российской Федерации в 2010 г. Перечисленные сроки оберегания документов, приказов руководителей, отчёты подразделений, бухгалтерская документация, бумаги по личному составу и другие документы, указанные в перечне должны сохраняться в соответствующих условиях. При этом указанные правила хранения (требования по микроклимату, обеспечению безопасности, используемой таре и так далее), должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления, но и другие организации и предприятия, независимо от отрасли, в которой они работают и формы собственности.
Бумага и чернила. Что им грозит?
Для сохранности записанной или напечатанной информации, сберегаемые документ должны оставаться читаемы. Для этого необходимо обеспечить физическую и химическую стабильность бумажного носителя в течение длительного времени. К сожалению, далеко не всегда удаётся это обеспечить из-за технологических процессов, используемых при производстве бумаги и чернил. К примеру, повышенная кислотность древесной целлюлозы, необходимой для изготовления бумаги, провоцирует её разрушение из-за гидролиза химических связей, начинающегося через определённый промежуток времени.
Основные враги бумаги
Огонь
Бумага относится к пожароопасным материалам, а воздействие открытого огня приводит к её уничтожению. Именно поэтому в архивах используются системы пожаротушения, гасящие пожары без помощи воды. Помимо этого, хранить документы необходимо в коробах, которые располагаются максимально близко друг к другу. Это позволяет уменьшить скорость распространения огня и увеличить скорость его ликвидации, что позволяет сохранить большее число документов. Наличие же разделителей, как между, так и внутри коробов ещё больше увеличивает шансы сохранить документы.
Вода
Избыток влаги, равно как и её недостаток, так же приводит к необратимой порче документов, поэтому в архиве необходимо поддерживать определённую влажность. Использование архивных коробов, наряду с климатической установкой позволяет хранить деловые бумаги установленный законодательством срок.
Короба для архивного хранения
Одним из направлений деятельности нашей компании является изготовление архивных коробов. В зависимости от нужд клиентов и документов, которые будут храниться в коробках, мы производим архивные короба, различающиеся между собой способом открывания, ориентировкой в пространстве, объёмом и другими характеристиками. Каждая из изготавливаемых моделей способна в течение определённого промежутка времени защищать хранящиеся бумаги от влажности, высокой температуры и иных неблагоприятных факторов.
Почему нельзя хранить в пластике
Правилами хранения документов запрещено использовать пластик для их хранения. Это связано с тем, что после определённого промежутка времени, пластик не только прилипает к бумаге, но и начинает химически взаимодействовать с чернилами. Это ведёт к неизбежной порче документов и потери хранимой информации.
Если вам нужно изготовить архивные короба, обратитесь в интернет-магазин "ВсяУпаковка.ру" и в нашем перечне товаров вы найдёте необходимую тару для хранения Ваших документов.
Из каких материалов делают архивные короба? Подробнее...
